Ведение кадрового учета включает в себя

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.

Кадровый учет решает целый ряд задач:

  • учет численности персонала;
  • определение организационной структуры;
  • формирование штатного расписания;
  • составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
  • предоставление и оформление отпусков и больничных;
  • организация командировок сотрудников;
  • отслеживание фактически отработанного трудового времени.

И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Вариант ведения кадрового учета в организации Плюсы Минусы
Кадровый специалист в штате
  • Человек является специалистом. 
  • Находится рядом с вами в офисе.
  • Его тоже необходимо оформлять, а значит вы тратитесь на организацию рабочего места, отпускные и больничные.
  • Вы зависите от одного человека. А он может заболеть или внезапно решить уволиться.
  • Трудно заранее понять компетентность и проверять работу.
Сторонний специалист по рекомендации
  • Если вам порекомендовали этого специалиста, значит он уже сумел заслужить чье-то доверие.
  • Как правило, люди понимают, что на них повышенная ответственность, т.к. при плохой работе они подпортят и репутацию порекомендовавшего.
  • К сожалению, любые рекомендации не являются гарантом.
  • Вы точно так же зависите от одного специалиста, как и в предыдущем случае.
  • При любых конфликтных ситуациях вы рискуете испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Бухгалтер или секретарь
  • Не нужно тратить время на подбор кадрового специалиста.
  • Вы уже знаете как работает сотрудник и доверяете ему.
  • Вы сокращаете расходы, т.к. не нанимаете еще одного человека в штат.
  • Хороший бухгалтер или секретарь не всегда будет хорошим кадровиком.
  • При большой загрузке специалист будет меньше времени уделять кадровому делопроизводству или своим основным обязанностям.
  • То, что человек стал ответственным за ведение кадрового учета, не снимает с него остальных задач. В результате сотрудник все равно будет требовать прибавку.
Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации
  • Вы работаете с квалифицированными специалистами.
  • С вами сотрудничает команда, а значит вы не зависите от одного человека.
  • В компаниях существует несколько уровней проверок, что позволяет избежать ошибок и не требует вашего повышенного внимания.
  • Вы не тратитесь на отпускные и больничные.
  • Вам не нужно организовывать рабочее место.
  • Если вы наткнетесь на недобросовестную компанию, получите те же минусы, что и в случае с плохим работников.
  • Специалисты не сидят у вас в офисе.
Предлагаем ознакомиться:  Как отражаются в учете начисленные но не полученные дивиденды

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

  • Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль. 
  • Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет. 

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

  • конкретный перечень услуг;
  • количество сотрудников;
  • организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

Что такое кадровое делопроизводство

Документ Нормативная база
Штатное расписание Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкции ЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядка ст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данных ст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа Раздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудников Раздел 6 ТК РФ
График отпусков ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайне Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся) ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.  
Предлагаем ознакомиться:  Как правильно себя вести если муж изменяет

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:

  • формирование личных дел сотрудников предприятия;
  • оформление справок, больничных листок и заявлений;
  • подготовка кадровых приказов;
  • разработка табеля и учёт рабочего времени;
  • сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
  • начисление и расчёт заработной платы и другое.

Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  • рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  • мониторинг рынка по заработной плате;
  • работа со списком вакансий предприятия;
  • оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  • оформление оценочных бланков и положений;
  • составление аттестационной характеристики сотрудников.

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.

Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и временем.

Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Ведение кадрового делопроизводства

Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:

  • Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
  • Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
  • Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению сотрудников с распоряжениями.
  • Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные карточки, трудовые и так далее.
Предлагаем ознакомиться:  Нематериальная мотивация персонала - примеры методы виды

Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ведение кадрового учета включает в себя

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства. Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок.

Электронный кадровый документооборот в организации

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

  • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
  • оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
  • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
  • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
  • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
  • разработка механизма поощрения и взыскания;
  • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
  • формирование трудового стажа;
  • своевременный отбор документации для архива и его оформление.
Оцените статью
Помощь юриста
Добавить комментарий

Adblock detector