Что входит в номенклатуру дел

Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст.

20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст.

17 Закона N 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 г.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в Приложении 8 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации.

Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

  • индексы дел;
  • заголовки дел (томов, частей);
  • количество дел (томов, частей);
  • сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по Перечню;
  • примечание.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 — обозначение отдела кадров, а 05 — порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр.

Что входит в номенклатуру дел

Например, 03-02-07, где 03 — обозначение финансово-экономического департамента, 02 — обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 — порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр).

Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них — документы, изданные в структурном подразделении).

Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после — месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

  • штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
  • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
  • приказы (по основной деятельности и по личному составу);
  • документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
  • трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
  • учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
  • персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
  • планы и отчеты кадровой службы;
  • переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
  • документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т.д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

  • названия вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименования рода заводимого дела (переписка, документы);
  • автора документа (названия организации или структурного подразделения);
  • корреспондента или адресата (названия организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
  • краткого содержания документов дела (сути документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
  • названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • дат (периодов), к которым относятся документы дела;
  • отметок о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3 — 4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 — 30.06.2015».

Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

В четвертой графе на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по Перечню.

Что входит в номенклатуру дел

Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов.

Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «Срок хранения» указываются номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 г., начинается с 1 января 2015 г.

При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи Перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (п. «а» ст. 656), а личные дела работников — в течение 75 лет (п. «б» ст. 656).

В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив.

Пример номенклатуры дел

Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим), в номенклатуре проставляются отметки «до замены новыми» или «до минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация).

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

  • графики проведения аттестации — срок хранения 1 год;
  • протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии — срок хранения 15 лет;
  • заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии — срок хранения 5 лет;
  • ведомости проведения аттестации — срок хранения 5 лет.

Когда составляется номенклатура дел на 2020 год

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Предлагаем ознакомиться:  Изменения в трудовом договоре связанные с конфиденциальной информацией

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Пример номенклатуры дел

О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.).

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде.

Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в приложении 1.

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем — планы, отчеты и т.д.).

Порядок утверждения номенклатуры

  • первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
  • затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
  • после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел — явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения.

В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в приложении 2.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления, второй используют в качестве рабочего, третий является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии), четвертый остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования), другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

 Общество с ограниченной ответственностью "Восход"
(ООО "Восход")
ПРИКАЗ
23 декабря 2014 г. 238
------------------ N ---
Москва
Об утверждении номенклатуры дел на 2015 год
В целях организации исполненных документов в дела, систематизации и учета
учета дел, определения сроков их хранения
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить номенклатуру дел ООО "Восход" и ввести ее в действие с
01.01.2015.
2. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел
согласно утвержденной номенклатуре.
3. Секретарю Виноградовой В.И. направить в структурные подразделения
выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в
работе.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Чайкин Л.П. Чайкин

Приложение 3

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в
последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в
действие с 1 января.

Пример 1

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в
последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года.

Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а
не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая
номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь
это серьезно меняет состав документов.

●  систематизация
всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

●  включение
в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического,
предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих
признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного
сроков хранения;

●  конкретная
и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело
документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

●  систематизация
дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком
хранения документации.

Составление конкретной номенклатуры дел значительно
облегчает наличие типовых или примерных номенклатур. Оба эти вида номенклатур
могут разрабатываться службами ДОУ учреждений, имеющих сеть подведомственных
организаций. Головные компании могут их разрабатывать для своих филиалов,
представительств, дочерних компаний. В этом случае обеспечивается единая
систематизация документов всей компании (группы компаний).

●  Типовая
номенклатура устанавливает типовой состав дел, их единую индексацию, типовые
сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении
конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой
номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения.

Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов
конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой
номенклатуры в конкретную практически без изменений. Примером такой
номенклатуры может служить типовая номенклатура, разработанная Сбербанком
России для своих отделений;

●  Примерная
номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает
примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной
номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено
количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько
примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

Если номенклатура составляется не впервые, то используются
и номенклатуры дел за предшествующие годы.

Перед составлением номенклатуры необходимо провести
аналитическую работу — изучить состав, содержание и количество всех документов.
В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных
подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки,
номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного
хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).

Только внимательное изучение документации позволяет
определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п.
Работникам службы ДОУ, которые составляют номенклатуру дел организации, проще
разобраться с документами, хранящимися у них, и сложнее — с документами
структурных подразделений.

Важное значение имеет также изучение такого параметра
документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это
позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по
корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в
определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих
подразделений.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват
всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом
должна учитываться как документация, которая создается в самой организации
(внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета,
различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно
действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной
задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не
оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для
продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся
более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру
каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

Предлагаем ознакомиться:  Отказ в возбуждении уголовного дела что делать

В течение года номенклатура может быть дополнена делами,
образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности
организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры
предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами
01-33 и 01-34).

Не включаются в номенклатуру только печатные издания
(сборники, справочники и т.д.).

Обычно в качестве основы для определения структуры
(разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее
штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название
службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними — наименования
организаций или органов, действующих на общественных началах.

В небольших организациях или в случае отсутствия
стабильной структуры разделами номенклатуры становятся управленческие функции
или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная
деятельность и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме,
которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в
Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел
представляет собой таблицу из пяти граф (см. Примеры 2, 3). Каждая строка
табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.
Рассмотрим особенности заполнения граф этой таблицы.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в
номенклатуру.

Индексы дел — условные обозначения, присваиваемые каждому
делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры (см.
графу 1 номенклатур в Примерах 2 и 3). Для обозначения индексов дел
используются арабские цифры.

Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения
структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера
дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04
означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому
присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела
располагается под номером «04».

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например,
если заголовок дела «Приказы по основной деятельности» в разделе «Канцелярия»
имеет индекс 01-05, в разделе «Финансовый отдел» это дело должно иметь индекс
03-05, в разделе «Планово-экономический отдел» — 04-05 и т.д.

С чего начать разработку номенклатуры?

Пример 1

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях — делопроизводитель, секретарь или другое назначенное руководителем лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую не достает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения.

Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны представить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором будет указано, в какой срок должна быть представлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов).

Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Решением Правления ФНП от 12.11.2012, Приказом Минюста России от 19.12.

2013 N 229), для мировых судей — Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • разд. 5 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • п. 3.5.1 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. — в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Порядок утверждения номенклатуры

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Пример 1

Пример 2

Как мы видим, номенклатура дел организации:

  • визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
  • подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),
  • обязательно утверждается руководителем организации,
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Предлагаем ознакомиться:  Я ответчик по гражданскому делу

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

  • итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляетстатью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела;

пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003).

Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»(М., 2006):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел

(томов, частей) 

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры делв «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Пример 3

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации5 

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

4 Далее по тексту – Перечень.

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Пример 1

  • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
  • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
  • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

  • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
  • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

Общество с ограниченной ответственностью «Восход»

(ООО «Восход»)

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.12.2014 N 1

Москва

На 2015 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

04. Отдел кадров

04-01

Штатное расписание и изменения к нему. Копии

До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)

04-02

Приказы по основной деятельности. Копии

До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)

04-03

Приказы о приеме, перемещении, совмещении, увольнении

75 лет ЭПК ст. 19 (б)

04-04

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

5 лет ст. 19 (б) (прим.)

04-05

Трудовые договоры с работниками

75 лет ЭПК ст. 657

04-06

Личные карточки работников (ф. Т-2)

75 лет ЭПК ст. 658

переходящее

04-07

Табели учета рабочего времени

5 лет ст. 586

04-08

Графики предоставления отпусков работникам

1 год ст. 693

04-09

Журнал учета трудовых договоров работников

75 лет ЭПК ст. 695 (б)

переходящее

04-10

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет ЭПК ст. 695 (в)

переходящее

04-11

Трудовые книжки

До востребования, невостребованные — 75 лет ст. 664

переходящее

{amp}lt;…{amp}gt;

{amp}lt;…{amp}gt;

{amp}lt;…{amp}gt;

{amp}lt;…{amp}gt;

{amp}lt;…{amp}gt;

Начальник отдела кадров Сомова В.И. Сомова
14.12.2014
Архивариус Ильина Д.Л. Ильина
15.12.2014

Приложение 2

Приложение 3

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в Обществе с ограниченной ответственностью «Восход» (ООО «Восход»)

Итоговая запись к номенклатуре дел

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

Пример 3

в 2014 г.

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

17

Временного (свыше 10 лет)

36

Временного (до 10 лет включительно)

36

Итого

99

22

Делопроизводитель Лыкова К.С. Лыкова
12.01.2015
Итоговые сведения переданы в архив.
Секретарь Виноградова В.И. Виноградова
14.01.2015

М.Лапина

Что делать с номенклатурой дальше?

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись — заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации — в ведомственный архив или архив организации).

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «Примечание» ставится отметка «переходящее»).

Несмотря на некоторые трудности, при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

Приложение 1

Оцените статью
Помощь юриста
Добавить комментарий

Adblock detector