Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такое

Реквизиты табличной части приходной накладной

Основными реквизитами приходной накладной являются следующие показатели:

  • «Организация» — собственная организация, на которую приходуются ТМЦ;

  • Поставщик — наименование поставщика;

  • Договор — договор поставки;

  • Куратор — сотрудник фирмы, ответственный за выполнение сделки, фиксируемой документом;

  • Дата поступления — дата прихода ТМЦ;

  • Срок оплаты — срок оплаты по накладной;

  • Склад — склад прихода ТМЦ;

  • Подразделение — подразделение, получающее ТМЦ;

  • Заказ — используется для связи товаров, приходуемых по накладной с определенным заказом;

  • Основание, По доверенности и Через кого — справочные реквизиты;

  • Лицензия — используется при приходовании товаров и услуг, которые подлежат лицензированию;

  • Счет-фактура — ссылка на счет-фактуру.

Реквизитами табличной части приходной накладной являются следующие показатели:

  • «Номенклатура»;

  • «Характеристика»;

  • «Партия;

  • «Количество» — количество поступившей номенклатурной позиции;

  • «Ед.» — единица измерения номенклатурной позиции;

  • «Цена» — цена поступившей номенклатурной позиции;

  • «Сумма» — стоимость поступившей номенклатуры;

  • «Ставка НДС» — ставка налога на добавленную стоимость;

  • «Сумма НДС» — сумма налога на добавленную стоимость;

  • «Всего» — итоговая суммарная стоимость поступивших запасов.

Оформление расходной накладной

Чтобы зарегистрировать продажу продукции или ее передачу в другое подразделение с одного из складов, создайте расходную накладную. Для этого:

  1. Выберите в меню пункт

    Товары и склады

    Накладные.

  2. Нажмите кнопку

    Создать

    и выберите пункт

    Расходная накладная. Новую накладную можно создать на основе уже существующей. Для этого выберите пункт контекстного меню

    Скопировать.

  3. При необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер накладной. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен так, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае система предложит сгенерировать его при сохранении документа.
  4. В поле

    Дата и время выдачи товара

    укажите дату и время, когда накладная должна быть проведена.

    По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия, см. Настройки учета.

    Если там же установлена галочка

    Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

  5. Чтобы при создании отчетов данные этого документа были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле

    Концепция.

  6. Из списка

    Тип покупателя

    выберите поставщика, сотрудника или гостя. В зависимости от этого дебетуется соответствующий счет:
    • Для поставщиков (покупателей) – «Задолженность перед поставщиками».
    • Для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками».
    • Для гостей – счет «Депозиты гостей».
  7. Из списка

    Покупатель

    выберите покупателя (или получателя) из справочника.

    В качестве покупателя можете выбрать одно из подразделений, если предприятие входит в сеть под управлением iikoChain и там настроена такая возможность.

    В этом случае создаваемым документом будет зарегистрировано внутреннее перемещение: на складе-покупателе сформируется приходная накладная.

  8. Если все товары отгружаются с одного склада, то чтобы не задавать его для каждого товара вручную, поставьте галочку слева от поля

    Отгрузить со склада

    и выберите его из списка. Если в настройках предприятия установлена галочка

    Подставлять склад по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

  9. В полях

    Счет выручки

    и

    Расходный счет

    задайте счета из плана счетов, на которых должны быть соответственно учтены деньги от продажи товара и списана его стоимость.
  10. Для каждой отгружаемой позиции:

    1. Выберите название позиции из списка в поле

      Наименование товара у нас

      (или добавьте позицию по штрихкоду, если подключен сканер штрихкодов).
    2. Тип элементов, доступных для выбора, определяется тем, какая закладка выбрана над заполняемым списком: «Все», «Товары», «Блюда», «Заготовки», «Услуги» или «Модификаторы».
    3. Если элемент номенклатуры имеет несколько размеров, и они настроены в его карточке, то заполните поле

      Размер. При выборе товара автоматически подставляется размер по умолчанию. Если такой не настроен, то выбирается первый по порядку в шкале.

    4. Введите количество товара в поле

      В таре

      .
    5. Укажите отпускную цену товара. Цена указывается за единицу фасовки (тары), включая НДС, ее можно задать вручную или автоматически.
  11. Есть несколько способов автоматического заполнения цен на позиции расходной накладной:

    Способ расчета цены Как рассчитать Пример использования

    По наценке
    Действия → Рассчитать цену по наценке Для расчета по себестоимости и заданной наценке

    По действующему прейскуранту
    Действия → Рассчитать цену из прейскуранта Если для контрагента был создан специальный приказ

    По себестоимости
    Действия → Отгрузить по себестоимости Для расчетов с сотрудниками или внутренних перемещений
    По последней приходной накладной Действия → Отгрузить по ценам из последнего прихода Для внутренних перемещений
  1. Заполните поля на закладке

    Доставка и оплата:
    • В поле

      Срок оплаты

      подставляется расчетная дата оплаты документа: к дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в


      карточке поставщика
      .

      на закладке

      Контроль цен.

      Если отсрочка платежа не указана, то срок оплаты введите вручную. По сроку оплаты можно проконтролировать своевременность оплаты документа в окне приема платежей.

    • Поле

      Дата оплаты

      заполните вручную после приема платежа от контрагента.
  2. Нажмите кнопку


    Сохранить и закрыть.

    По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если вам нужно сохранить накладную без проведения, снимите галочку


    С проведением.

Чтобы зарегистрировать оплату по проведенной расходной накладной, в меню

Действия

выберите пункт

Принять оплату.

Далее следуйте инструкции, описанной в статье
Прием платежей.

Какие бывают типы ТН?

На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.

Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от 06.04.2011г. №63-ФЗ).

  • Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.

    Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такоеПри транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.

  • В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.

    Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.

Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.

Внедрение в организации электронного документооборота имеет свои плюсы и минусы. Так, к преимуществам относятся:

  1. Ускоряется процесс создания, получения и исполнения документов.
  2. Повышается эффективность контроля за процессами.
  3. Повышается качество и оперативность рабочих процессов, так как требуется меньше времени на поиск в базе необходимых документов, формирование реестров и отчетов.
  4. Не распространяется лишняя информация, так как каждый сотрудник имеет доступ только к определенным документам.

Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такое

Но такой современный подход к созданию и хранению документов имеет и свои минусы:

  1. Риск потери информации при выходе из строя техники.
  2. Проблема с обучением персонала, такого рода нововведения требуют получения новых навыков от сотрудников.
  3. Внедрение электронного документооборота требует больших финансовых затрат.
  4. Ограниченный список партнеров — не все компании работают с электронными документами.

Однозначно трудно сказать, что какой-то тип накладных является более удобным.

Например, в бумажной накладной можно внести любые изменения, просто поставив подписи, сделать это с электронным документом гораздо сложнее, что может создать дополнительные трудности. Но, с учетом всех плюсов, можно сказать, что электронные накладные делают процесс более автоматизированным и четким.

Отгрузка товара по себестоимости

Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.

Для этого:

  1. Создайте и заполните
    или откройте расходную накладную.

  2. Выполните расчет суммы отгрузки по себестоимости, выбрав

    Действия → Отгрузить по себестоимости. Будут автоматически установлены параметры пересчета по наценке (наценка=0, НДС=0), а также галочка

    Перепроводить с пересчетом цены отгрузки.

  3. Сохраните документ, будет пересчитана цена отгрузки.

Можно пересчитать цены отгрузки сразу в нескольких расходных накладных, отгруженных по себестоимости. Для этого выберите их из списка при нажатой клавише

Shift

или

Ct

rl

и пункт контекстного меню

Провести.

Чтобы не открывать каждую накладную при изменении отгрузочных цен в нескольких документах, вы можете сделать это прямо из списка.

Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такое

Для этого:

  1. Перейдите в раздел меню

    Товары и склады → Документы → Накладные.

  2. Выделите в списке нужные расходные накладные.
  3. В контекстном меню в пункте 

    Действия

    выберите один из пунктов:
    • Отгрузить по себестоимости.
    • Отгрузить по наценке.
    • Отгрузить по последнему приходу.
    • Отгрузить по прейскуранту.
  4. Если вы выбрали пункт

    Отгрузить по наценке, то откроется стандартное окно параметров расчета. Заполните поля и нажмите кнопку

    Отгрузить

    и переходите к п. 6.

  5. Если вы выбрали любой другой пункт, то подтвердите действие и переходите к п. 6.
  6. В открывшемся окне отметьте галочками документы, для которых будет выполнен пересчет цен и нажмите кнопку

    Отгрузить.

Программа пересчитает цену отгрузки и выдаст сообщение об успешном завершении операции.

Разновидности

Товарная

Товарная накладная (ТН) передает права собственности на товар от продавца покупателю и представляет собой первичный документ бухгалтерского учета.

ТН составляется по форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением от 25.12.1998г. №132, но законодательство не запрещает использовать самостоятельно разработанный на предприятии бланк.

ТН составляется в двух экземплярах: для продавца и покупателя. Форма подписывается руководителем предприятия и бухгалтером, также это сделать могут и другие уполномоченные сотрудники.

В ТН содержится следующая информация:

  1. данные о грузоотправителе и грузополучателе;
  2. реквизиты договора между сторонами;
  3. номер и дата формирования документа;
  4. информация о товаре, соответствующая данным счет-фактуры;
  5. подписи лиц, отвечающих за отпуск груза и печать организации-поставщика.

Справка! В некоторых случаях ТН может быть объединена со счет-фактурой.

Прочитать о транспортной накладной по форме Приложения 4 можно тут, а здесь мы рассказывали, чем ТН отличается от ТТН.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) оформляется в тех случаях, если передача товара от поставщика к получателю будет осуществляться с использованием транспорта. Документ оформляется в любом случае, даже если в роли перевозчика выступает одна из сторон сделки. Документ составляется по форме 1-Т.

Сравнение товарной и товарно-транспортной накладной:

  1. ТТН выписывается отправителем товара только тогда, когда для доставки используется транспорт, а ТН в любом из случаев.
  2. В ТТН не учитывается факт продажи груза, ее могут использовать даже при перемещении товара между складами одного предприятия, при этом в ней также указывается транспортное средство, с помощью которого перевозится груз.

    В ТН отображается факт перехода прав собственности на товар при его продаже, в документе указывается стоимость и количество приобретаемого товара.

Расходная

Расходная накладная составляется в тех случаях, когда необходимо оформить движение ТМЦ. Также ее используют для оформления возврата продукции. Установленная форма бланка отсутствует, в организациях могут использовать свой шаблон или же бланки по форме ТОРГ-12, ТОРГ-14 и т.п. В содержании указывается следующая информация:

  1. номер и дата создания;
  2. сведения об отправителе и получателе;
  3. реквизиты договора между сторонами;
  4. наименование, количество, цена и прочая информация о ТМЦ;
  5. подписи ответственных сотрудников и печать организации.

Оформляется минимум 2 расходных накладных: для отправителя и получателя.

Приходная

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Приходные накладные используются для учета поступившего на предприятие товара. Они остаются на складе и используются для ведения складского учета. В документе фиксируются следующие данные:

  1. реквизиты организации;
  2. название склада;
  3. данные о товаре;
  4. лица, ответственные за передачу и хранение ТМЦ.

Внимание! Форма приходной накладной может быть любой. Чаще всего используют установленные бланки ТОРГ-12, ТОРГ-13.

На отпуск изделий

Накладная на отпуск товара формируется по форме ОП-4. Документ используется для:

  • передачи материалов со склада в производство;
  • отражения отпуска готовой продукции из кухни в мелкорозничные точки;
  • контроля перемещения продуктов.

В бланке обязательно указывается наименование организации, перечень продуктов, их количество и стоимость. Форма ОП-4 составляется минимум в 2-х экземплярах: один для отдела бухгалтерии, а второй для лица, получившего товар. На бланке должны присутствовать подписи ответственных работников, а также печать предприятия.

Расходно-приходная

Расходно-приходная накладная, как правило, используется в мелкорозничной торговле. Документ составляется по форме ТОРГ-14 (Постановление № 132). В форму ТОРГ-14 вносится следующая информация:

  1. данные о товаре и продавце;
  2. должность лица, которое передает товар на реализацию;
  3. проданные товары;
  4. остаток товаров;
  5. размер выручки.

Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такое

Бланк составляется в двух экземплярах: для лица, который занимается реализацией товара и для складского учета.

Накладная на внутреннее перемещение заполняется по форме ТОРГ-13 (Постановление №132) и используется для передвижения ТМЦ внутри одного предприятия, при этом перевозчики со стороны не задействованы. Оформляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который сдает ТМЦ, а другой передается лицу, которое их принимает.

Справка. Бланк ТОРГ-13 подписывается обеими сторонами и передается в бухгалтерию для ведения учета. В нем указывается наименование предприятия, номер и дата формирования документа, отправитель и получатель, а также таблица с товаром.

Если необходимо осуществить передачу товара, например, представителю организации, то документально это оформляется с помощью накладной на отпуск материалов на сторону. Для таких целей используется форма М-15. Составляется она в двух экземплярах: для отправителя и получателя.

Такого рода перемещения производятся на основании распоряжения руководства, полученного в письменной форме. В накладной по форме М-15 указываются:

  1. дата составления;
  2. наименование подразделения, ответственного за поставку товара;
  3. название и характеристика товара;
  4. стоимость ТМЦ.

В бланке ставят свои подписи сотрудники, которые отпустили товар, бухгалтер и представитель получателя.

Для оформления передачи готовой продукции на склад для хранения используется бланк по форме МХ-18. Документ оформляется в двух экземплярах. Один бланк нужен для того, чтобы подразделение списало определенную продукцию, а второй — для ее оприходования. В бланке ставят подписи лица, несущие материальную ответственность за списание и получение продукции. Готовая накладная передается в бухгалтерию.

Подробнее о накладной на передачу готовой продукции в места хранения читайте тут.

Виды накладных: какие бывают, для чего они нужны и чем электронный документ удобнее бумажного, а также что это такое

При возврате товара используют бланк формы ТОРГ-12, но в нем указывают запись «накладная на возврат». Оформляется 2 бланка накладной. Стоимость товара в документе на возврат не должна отличаться от стоимости, указанной в накладной при поступлении груза от продавца.

В тексте документа должна быть описана причина возврата товара. На готовом бланке обязательно должна быть проставлена дата его формирования и печать организации.

Сравнение с универсальным передаточным документом

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

УПД — это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный бухгалтерский документ, в котором фиксируется совершение хозяйственной операции. При его использовании не нужно отдельно заполнять ТН или ТТН и прилагать к ним счет-фактуру. Достаточно только заполнить все необходимые графы в УПД.

Форма документа утверждена в Письме ФНС № ММВ-20–3/96@, но организации имеют право корректировать ее по своему усмотрению.

Все шаги на предприятии, включая перемещение ТМЦ, их продажу и отгрузку, сопровождаются формированием соответствующих документов. Многие из них имеют форму, утвержденную на законодательном уровне.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseen-GB

Каждый из документов заполняется в соответствии с установленными правилами и участвует в документообороте предприятия. Накладные, за исключением ТТН, могут формироваться в бумажном или электронном виде.

Предлагаем ознакомиться:  Когда необходимо известить работодателя о беременности? Какие права на работе имеет беременная сотрудница, какие требования имеет право предъявить: выплаты при беременности. Могут ли беременную сократить или уволить? Что необходимо для защиты прав беременной?
Оцените статью
Помощь юриста
Добавить комментарий

Adblock detector